3.2. Промежуточные проверки

Для начала процесса согласования вам нужно перейти во вкладку "Reviews" и выбрать нужное согласование.
Так выглядит интерфейс процесса после его открытия:
Для того чтобы начать процесс вам нужно в строке действий нажать на кнопку "Start review" (запустить согласование). И далее вы должны детально рассмотреть все имеющиеся файлы, при необходимости оставить какие-либо комментарии или пометки и передать процесс следующему участнику.
После старта согласования появились кнопки “Submit review" (завершить проверку и утвердить все документы) и “Release task" (освободить задачу).
Какие могут быть причины проблем с доступом к файлу или созданию замечаний/пометок?
  1. Бывает такое, что вы не можете просмотреть документ и поставить пометки. Это происходит в случае если у вас недостаточно прав в исходной папке, откуда были выгружены файлы на согласование. Решение: при открытии документа вам всё еще будет доступен левый блок, в котором можно писать комментарии. В таком случае оставьте там комментарий об отсутствии доступа и освободите задачу, если это допустимо в данном случае (подробнее об освобождении задач рассказано во вкладке ниже).
  2. Также есть вариант доступа, когда вы можете только просматривать, но не редактировать файлы. Тогда вы не можете ставить пометки: панель будет рабочей, но при попытке сохранить пометку система будет выдавать ошибку.
  3. Либо такая же ситуация с ошибкой создания комментариев или пометок может быть если у вас есть доступ, но вы не нажали кнопку “запустить проверку” перед открытием файлов.
Когда используется функция “Release task" (освободить задачу)?
Так как проверки бывают двух типов:
  • Поставленное на одного сотрудника
  • Групповые. Они делятся на два подтипа:
  1. Провести ее должен каждый участник этапа,
  2. Ее провести должно определенное минимальное количество сотрудников из указанных в этапе (к примеру, только один из 4 добавленных архитекторов, остальные могут не сверять).
То кнопка “Release task" (освободить задачу) нужна только в случае если не обязательна проверка каждым участником (2 подтип). Она используется для того, чтобы другой участник данного этапа мог провести проверку, если у вас по какой-либо причине нет такой возможности. При этом все пометки и статусы сохраняются.
При 1 подтипе группового согласования освобождать не нужно.
Когда используется функция “Submit review" (завершить проверку)?
Вы нажимаете эту кнопку после того как внимательно просмотрели файлы и оставили к ним пометки или замечания в случае такой необходимости. Этим вы утверждаете все документы на данном этапе.
(!) После завершения проверки вы уже не сможете ничего добавить.
После завершения вами вашего этапа проверки (нажатия Submit review) вы уже не сможете ничего изменить или добавить, так как процесс согласования будет уже передан другим проверяющим (если он идет в несколько этапов).

3.3. Финальная проверка

Если процесс согласования проходит в несколько этапов, то присутствует этап финальной проверки. Если только в один - то этот этап и будет считаться финальным.

Этот этап проводит один сотрудник, и у него появляется кнопка “void entire review” (аннулировать согласование). Она используется в случае в случае когда по каким-то причинам комплект по итогу потерял актуальность (помимо сотрудника, утверждающего комплект, это в любой момент могут сделать администратор проекта и инициатор запуска процесса).
После того как все листы каждого документа были просмотрены, в таблице с перечнем файлов на согласование появляется дополнительная графа “статус” (отклонено/согласовано и тд). Напоминание: в дальнейшем этот статус будет указан рядом с файлом в папке, где он был расположен (об этом было сказано вот здесь).
Нужно проставить статусы и после этого можно завершать проверку.
После завершения согласования нажатием синей кнопки "Submit Review" статус всего согласования изменится с Open на Closed.
Кнопка “Submit review" (завершить проверку) становится рабочей (и подсвечивается синим цветом) только после того как вы изучите все страницы каждого из файлов. Нажатием этой функции вы завершаете процесс согласования.
В видео показан процесс согласования комплекта документации от создания и до закрытия: