Модуль Document Management.

4.Вкладка Transmittals

Transmittals - инструмент для передачи комплекта файлов. В отличии от Reviews здесь не требуется ответа.

В этой вкладке фиксируются ключевые данные про передачу комплекта: кто направил документацию, кто получатель и четкое время отправки комплекта.


Данная информация не редактируется. Удалить передачу вы не сможете.
Можно только скачать архивом (три точки справа от информации по передаче).
Самая распространенная причина отправки трансмиттала - это когда вы загрузили определенные документы в папку и нужно уведомить кого-то о них (к примеру, оповестить смежников о том, что документы выданы в работу).
Важно чтобы у получателя трансмиттала был доступ к нужной папке (и хотя бы возможность скачивания), иначе передача не будет произведена. Обычно для этого создаются отдельные папки с более широким доступом, чтобы не открывать рабочие папки отделов для других специалистов.
Вы отправляете конкретные версии файлов, а не их целиком, т.е. прошлые версии не будут здесь доступны.
1.Как загружать отдельные файлы в трансмиттал?
Направлять файлы можно по отдельности, выделяя их галочками. Потом в появившейся сверху панели меню выбрать кнопку "Create transmittal".
1.1.Как отправить папку целиком?
Чтобы загрузить папку целиком наведите курсор на папку и справа от ее названия появятся три точки. Выбираете последний пункт - "Create transmittal". Далее вы сможете удалить из загрузки ненужные файлы, которые вы не хотите передавать.
2.Дальнейшие действия
После отправки файлов появляется всплывающее окно. Дальше схема очень похожа на согласование:
  1. Вводите название (Title).
  2. Выбираете получателей (Recipients). Их можно выбирать каждого индивидуально, по роли (к примеру, “конструкторы”) или по компании. В перечне высвечиваются только те, у кого есть доступ к папке.
  3. Выбираете, будут ли видеть получатели в перечне адресатов только себя или же смогут увидеть всех получателей данного комплекта (View permissions).
  4. Сверяете перечень документов: их можно убрать или же добавить новые даже в случае если вы выбрали папку целиком (Documents for transmittal).
  5. Также можно внизу прикрепить сообщение, которое будет добавлено к высылаемым на почту уведомлениям (Message).
  6. Отправляете (Create - в правом нижнем углу)
2.1.Как можно выбрать сразу несколько получателей?
Когда вы выбираете получателей (Recipients), при нажатии на строку у вас появляется перечень сотрудников.
Вы можете выбирать различными способами:
  • каждого индивидуально
  • по роли (к примеру, “все конструкторы”)
  • по компании в целом
В перечне высвечиваются только те, у кого есть доступ к папке.
По итогу ваш трансмиттал будет выглядеть таким образом.
Что с ним можно дальше сделать:
  • просмотреть файлы
  • скачать архив с документами
  • перейти в исходную папку с файлами
  • посмотреть информацию по передаче (блок справа)
Основная функция создания трансмиттала - уведомить о готовности комплекта файлов.